stefanos oikonomou
stefanos oikonomou
stefanos oikonomou
stefanos oikonomou
Η εταιρική συμμόρφωση (Compliance) έχει εξαιρετική σημασία τόσο για την ίδια την εταιρία όσο και για την κοινωνία. Τα προγράμματα νομικής συμμόρφωσης όχι μόνο προλαμβάνουν και μειώνουν την παραβατικότητα αλλά επιτρέπουν και την ανακάλυψή της και τιμωρία της. Είναι πολύ σημαντικό λοιπόν οι ίδιες οι εταιρίες να προωθούν την εφαρμογή τους.
Ο δικηγόρος Στέφανος Οικονόμου, υπήρξε Compliance Officer σε πολυεθνική φαρμακευτική βιομηχανία επί πολλά χρόνια, εφαρμόζοντας καινοτόμα προγράμματα Compliance.
Έχει συγγράψει άρθρα σε νομικά περιοδικά για το Compliance – Εταιρική Συμμόρφωση καθώς και το μοναδικό στο είδος του στην Ελλάδα, βιβλίο με τίτλο <<Νομική και Δεοντολογική Συμμόρφωση στην διαφήμιση φαρμάκων >> που εκδόθηκε από τη Νομική Βιβλιοθήκη.
Η δικηγορική μας εταιρεία μπορεί να αναλάβει την δημιουργία ολοκληρωμένου προγράμματος Compliance μιας εταιρείας, να προβεί σε σχετικούς ελέγχους – audits και να εκπαιδεύσει σχετικά το προσωπικό.
Η έννοια της Συμμόρφωσης των επιχειρήσεων μπορεί να διακριθεί ανάλογα με το είδος των υποχρεώσεων τις οποίες οφείλει να εκπληρώνει η επιχείρηση ως εξής:
Νομική Συμμόρφωση είναι η υποχρέωση της επιχείρησης να λειτουργεί και να δραστηριοποιείται σύμφωνα τους νόμους.
Δεοντολογική Συμμόρφωση είναι η υποχρέωση της επιχείρησης να συμμορφώνεται με τις διατάξεις ενός Κώδικα Δεοντολογίας που είτε έχει εκπονήσει η ίδια είτε ένας κλάδος ομοειδών επιχειρήσεων και η ίδια έχει αναγνωρίσει ως δεσμευτικό για αυτήν.
Το περιεχόμενο των παραπάνω υποχρεώσεων πολλές φορές επικαλύπτεται ή και ταυτίζεται[1].
Η Νομική και Δεοντολογική συμμόρφωση μίας εταιρίας προϋποθέτει τη δημιουργία ενός εσωτερικού εταιρικού μηχανισμού και προγράμματος συμμόρφωσης που θα επισημαίνει τις νομικές και δεοντολογικές της υποχρεώσεις, θα τις αναδεικνύει εντός της εταιρίας και θα λαμβάνει μέτρα που θα εγγυώνται την όσο το δυνατόν πληρέστερη τήρησή τους. Ένα πρόγραμμα εταιρικής συμμόρφωσης περιλαμβάνει την δημιουργία ενός επίσημου συστήματος πολιτικών, διαδικασιών, εκτίμησης κινδύνων και λήψης μέτρων μείωσης αυτών καθώς και ελέγχων στο εσωτερικό μια επιχείρησης, προκειμένου να γνωρίζουν οι υπάλληλοι το σύνολο τον κανόνων στους οποίους πρέπει να συμμορφώνονται και προκειμένου η επιχείρηση να είναι σε θέση να προβλέπει και να αποφεύγει τις παραβιάσεις των νόμων τον κανόνων και των πολιτικών.
Τα προγράμματα νομικής και ηθικής συμμόρφωσης έχουν κυρίως προληπτικό ρόλο και εκεί έγκειται η μεγάλη αξία τους και επιτελούν τις εξής λειτουργίες:
α/ Αποφυγή παραβιάσεων του νόμου και των προβλεπόμενων κυρώσεων και ευθυνών
β/ Μετριασμός των επιπτώσεων σε περίπτωση παραβίασης
γ/ Προστασία της φήμης και της εικόνας της επιχείρησης
Η ύπαρξη Compliance Officer στις μεγάλες εταιρείες είναι απαραίτητη. Τα καθήκοντα του compliance officer είναι τα εξής:
α/ ο σχεδιασμός και ανάπτυξη του προγράμματος συμμόρφωσης της εταιρίας και η παρακολούθησή του και επικαιροποίηση του όποτε αυτό καθίσταται αναγκαίο λόγω αλλαγών στη νομοθεσία ή στις προκλήσεις που αντιμετωπίζει η εταιρία.
β/ Η σύγκληση της Επιτροπής Συμμόρφωσης σε τακτά χρονικά διαστήματα ή όποτε αυτό είναι αναγκαίο και η υποβολή σε αυτή προτάσεων και εισηγήσεων για τη βελτίωση του προγράμματος συμμόρφωσης καθώς και τακτικών αναφορών για την κατάσταση της εφαρμογής του προγράμματος στην εταιρία.
γ/ Η σύγκληση της Επιτροπής Εσωτερικού Ελέγχου Συμμόρφωσης σε τακτά χρονικά διαστήματα για την διεξαγωγή προγραμματισμένων ελέγχων ή όποτε αυτό είναι αναγκαίο λόγω καταγγελιών ή διαπιστωμένης παραβίασης και η διαχείριση των περιστατικών παραβίασης.
δ/ ο Compliance Officer δρα ως πρώτο και κύριο σημείο επαφής των εργαζομένων στην εταιρία αλλά και των Αρχών και τρίτων για όλα τα θέματα συμμόρφωσης της εταιρίας.
ε/ στα πλαίσια του ρόλου του ο Compliance Officer συμβουλεύει για την σύννομη λειτουργία της εταιρίας στους διάφορους τομείς της συμμόρφωσης, δημιουργεί εταιρικές πολιτικές συμμόρφωσης, σχεδιάζει φόρμες και εργαλεία που θα κάνουν εύκολη και κατανοητή την εφαρμογή της συμμόρφωσης.
στ/ η διενέργεια εκτίμησης των ρίσκων της εταιρίας στους διάφορους τομείς της συμμόρφωσης σε συνεργασία με τα εμπλεκόμενα τμήματα της εταιρίας.
ζ/ η δημιουργία προγράμματος εκπαίδευσης και σχετικού εκπαιδευτικού υλικού για την συμμόρφωση.
η/ η δημιουργία εγρήγορσης και επίγνωσης σε θέματα συμμόρφωσης.
Ο μηχανισμός συμμόρφωσης πρέπει να είναι κυρίως μηχανισμός προληπτικός και δευτερευόντως κατασταλτικός. Τέτοια μέσα πρόληψης που η δικηγορική εταιρεία μας μπορεί να αναπτύξει είναι τα εξής:
Δημιουργία Κώδικα Δεοντολογίας της επιχείρησης
Στον Κώδικα Δεοντολογίας της επιχείρησης δηλώνονται οι αξίες της και οι βασικές ηθικές αρχές που δεσμεύεται να ακολουθεί αυτή και οι υπάλληλοί της. Συνήθη θέματα που αναφέρονται στους Κώδικες Δεοντολογίας των επιχειρήσεων όλων των κλάδων είναι η προσήλωση της εταιρίας στην τήρηση των νόμων, στην καταδίκη και αποχή από κάθε πράξη διαφθοράς ακόμα και όταν αυτή μπορεί να επιφέρει οικονομικό όφελος στην εταιρία, η απαγόρευση κάθε διακριτικής μεταχείρισης των υπαλλήλων της αλλά και τρίτων, η αποφυγή σύγκρουσης συμφερόντων. Πολλές φορές ο Κώδικας Δεοντολογίας θίγει θέματα που εξειδικεύονται στις πολιτικές της εταιρίας.
Σε περίπτωση που η επιχείρηση δραστηριοποιείται σε έναν κλάδο που έχει υιοθετήσει μέσω συλλογικών οργάνων του έναν κώδικα δεοντολογίας, ο εσωτερικός κώδικας δεοντολογίας πρέπει να κάνει μνεία σε αυτόν και να ορίζει ότι συνιστά αυτοδικαίως μέρος του εσωτερικού Κώδικα δεοντολογίας της εταιρίας.
Δημιουργία πολιτικών για την λειτουργία της επιχείρησης
Το πρώτο μέτρο που λαμβάνεται είναι η δημιουργία μίας πολιτικής για την λειτουργία των κρίσιμων τομέων της επιχείρησης. Σε αυτήν την πολιτική αναλύεται πρώτα από όλα το πεδίο εφαρμογής της δηλαδή το αν αφορά ένα τμήμα της εταιρίας ή όλους τους υπαλλήλους και σε περίπτωση που πρόκειται για εταιρία με θυγατρικές το σε ποιες εταιρίες εφαρμόζεται. Στη συνέχεια προσδιορίζεται ο ρόλος κάθε εμπλεκόμενου φορέα ή στελέχους της εταιρίας. Συνήθως ακολουθείται το μοντέλο RACI που είναι το ακρωνύμιο των τεσσάρων βασικών ευθυνών δηλαδή Υπεύθυνος (Responsible), Υπόχρεος σε Λογοδοσία (Accountable), αυτός που Συμβουλεύει (Consulted) και αυτός που πρέπει να ενημερωθεί (Informed).
Σύστημα διαχείρισης συμβάσεων
Ένα τέτοιο σύστημα θα πρέπει να υιοθετεί την αρχή της διπλής υπογραφής που σημαίνει ότι κάθε σύμβαση πρέπει για την εγκυρότητά της να υπογράφεται από δύο (2) εξουσιοδοτημένα άτομα της εταιρίας. Η αρχή της διπλής υπογραφής είναι βασική δικλείδα ασφαλείας σε ένα Πρόγραμμα Συμμόρφωσης εφόσον προάγει την διαφάνεια στις συναλλαγές της εταιρίας και περιορίζει τον κίνδυνο ατασθαλιών και καταχρήσεων εξουσίας.
Εταιρική κουλτούρα συμμόρφωσης
Η εταιρική συμμόρφωση δεν είναι κάτι το οποίο απαρτίζεται απλώς από ένα σύνολο κανόνων και από ένα σύνολο ελεγκτικών μηχανισμών.
Προκειμένου οποιοδήποτε σύστημα compliance να είναι αποτελεσματικό, πρέπει να υπάρχει μια εταιρική κουλτούρα ακεραιότητας. Αν δεν υπάρχει αυτή η κουλτούρα ακεραιότητας τόσο σε συνολικό εταιρικό επίπεδο, όσο και στο ατομικό επίπεδο κάθε υπαλλήλου και ιδίως κάθε στελέχους, ακόμα και το πιο εξελιγμένο σύστημα Compliance, ακόμα και η πιο εξελιγμένοι μηχανισμοί ελέγχου μπορούν να αποτύχουν. Ένα στέλεχος το οποίο θέλει να συμπεριφερθεί παράνομα και να παραβιάσει τους νόμους είναι βέβαιο, ότι θα βρει τον τρόπο να το κάνει ακόμα και αν υπάρχουν χιλιάδες ελεγκτικοί μηχανισμοί. Ως εκ τούτου είναι κομβικό σημείο στο θέμα του Compliance η δημιουργία μίας κουλτούρας ακεραιότητας και τιμιότητας. Σε αντίθετη περίπτωση οι πολιτικές και οι διαδικασίες παραμένουν κενό γράμμα και θα είναι εύκολο να ξεπεραστούν.
Σύστημα αναφοράς – Whistleblowing system
Πρωταρχικός στόχος κάθε προγράμματος συμμόρφωσης, όπως ειπώθηκε, είναι η πρόληψη των παράνομων ή ανήθικων ενεργειών. Όμως είναι βέβαιο ότι κάποια περιστατικά θα συμβούν. Κανένα πρόγραμμα συμμόρφωσης δεν μπορεί να απαλείψει κάθε παράτυπη ή παράνομη συμπεριφορά ιδίως όταν μιλάμε για μεγάλες εταιρίες με μεγάλο αριθμό προσωπικού. Ως εκ τούτου είναι απαραίτητο να υπάρχει η δυνατότητα τόσο εντός της εταιρίας όσο και εκτός να αναφέρονται τέτοια περιστατικά όσο το δυνατόν πιο έγκαιρα ώστε να αντιμετωπίζονται άμεσα και να αποφεύγεται η επανάληψή τους. Η δυνατότητα αναφοράς τέτοιων περιστατικών πρέπει να είναι θεσμοθετημένη εντός της εταιρίας και να υπάρχουν εναλλακτικά κανάλια καταγγελίας τέτοιων περιστατικών.
Οι δικηγόροι μας μπορούν να αναλάβουν την δημιουργία ενός απλού ή και ιδιαίτερα sophisticated συστήματος Whistleblowing.
Εκπαίδευση σε θέματα συμμόρφωσης
Οι δικηγόροι μας μπορούν να αναλάβουν την εκπαίδευση των υπαλλήλων της εταιρείας σε τακτά διαστήματα ώστε να γνωρίζουν τον Κώδικα Δεοντολογίας της επιχείρησης και τις πολιτικές και διαδικασίες της. Πολλές εταιρίες έχουν ετήσιο πλάνο εκπαίδευσης και χρησιμοποιούν ειδικά συστήματα εκπαίδευσης όπου η εκπαίδευση του υπαλλήλου καταγράφεται και πολλές φορές περνάει και σχετικά tests.
Εκτίμηση κινδύνων – Risk Assessment
Βασικό στοιχείο κάθε συστήματος συμμόρφωσης είναι η εκτίμηση των ρίσκων που διατρέχει η εταιρία κατά την λειτουργία της. Η εκτίμηση των ρίσκων επιτρέπει στην εταιρία να αποφεύγει τις κακοτοπιές και να λαμβάνει τις αποφάσεις για τις ενέργειές της σύμφωνα με τα ρίσκα που διατρέχει. Η διαδικασία της εκτίμησης των ρίσκων πρέπει να εμπλέκει όλα τα τμήματα της εταιρίας ώστε να είναι σίγουρο ότι θα καταγραφούν όλες οι δραστηριότητες της επιχείρησης που θα μπορούσαν να την εκθέσουν σε μία παράβαση. Η εκτίμηση των ρίσκων περιλαμβάνει τα εξής στάδια:
Καταγραφή νομικού και δεοντολογικού πλαισίου
Καταγραφή των ενεργειών της εταιρίας – συσχετισμός τους με τις νομικές και δεοντολογικές διατάξεις που τις ρυθμίζουν και καταγραφή των επιπτώσεων
Εκτίμηση του κινδύνου ανάλογα με την πιθανότητα να συμβεί και την βαρύτητα των επιπτώσεων
Το επόμενο βήμα είναι η εκτίμηση της πιθανότητας να πραγματωθεί κάποιος κίνδυνος και να υπάρξει κάποια συνέπεια αλλά και η εκτίμηση της βαρύτητας που θα έχουν οι συνέπειες για την εταιρία.
Στην εκτίμηση της πιθανότητας διάφοροι παράγοντες πρέπει να ληφθούν υπόψη.
Πρώτα από όλα η συχνότητα που γίνεται μία ενέργεια. Όσο πιο συχνά γίνεται μία ενέργεια τόσο αυξάνεται στατιστικά η πιθανότητα κάτι να πάει στραβά.
Δεύτερον πόσοι εμπλέκονται σε μία ενέργεια. Αν μία ενέργεια σχεδιάζεται, εγκρίνεται και εκτελείται από ένα μόνο άτομο είναι πολύ πιθανότερο να υπάρξει μία παραβίαση είτε σκοπίμως είτε από αμέλεια. Όταν σε κάθε ενέργεια υπάρχουν ευδιάκριτοι ρόλοι και αυτός που εγκρίνει την ενέργεια είναι άλλος από αυτόν που την σχεδιάζει και την εκτελεί τότε ακόμα και αν κάποιος θέλει να παραβεί ένα νόμο το πιο πιθανό είναι ότι η παράνομη ενέργεια δεν θα εγκριθεί.
Τρίτον το ιστορικό της επιχείρησης αλλά και των ανταγωνιστών της στον τομέα της συμμόρφωσης είναι ένας δείκτης πιθανολόγησης και για το τι θα συμβεί στο μέλλον[3]. Σε ένα περιβάλλον που οι ανταγωνιστές επιδεικνύουν συχνή παραβατική συμπεριφορά και η ίδια η επιχείρηση έχει στο παρελθόν ξεχάσει τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης είναι λογικό να αναμένεται ότι και στο μέλλον θα υπάρξουν απόπειρες παραβατικής συμπεριφοράς και ως εκ τούτου η πιθανότητα παράβασης πρέπει να θεωρηθεί υψηλή.
Στην εκτίμηση της σοβαρότητας της παράβασης το πρώτο που λαμβάνεται υπόψη είναι οι προβλεπόμενες νομικές συνέπειες. Όταν η νομοθεσία προβλέπει ένα χαμηλό πρόστιμο τότε η αποδοχή κάποιου κινδύνου μπορεί να είναι αποδεκτή. Όταν όμως η νομοθεσία προβλέπει υψηλότατα πρόστιμα και ποινικές ευθύνες για τους νομίμους εκπροσώπους η σοβαρότητα της παράβασης κρίνεται υψηλή. Πέραν όμως των νομικών συνεπειών ιδιαίτερα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη και η επίπτωση της παραβίασης στην φήμη της εταιρίας. Καμία επιχείρηση δεν θέλει να δει το όνομά της να φιγουράρει στα πρωτοσέλιδα για ένα σκάνδαλο και μία παραβίαση που θα μπορούσε να εκθέσει την φήμη της εταιρίας πρέπει να εκτιμάται ως ιδιαίτερα σοβαρή. Τέλος ένας άλλος παράγοντας που θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στην εκτίμηση κινδύνων είναι το γενικότερο περιβάλλον της χώρας στην οποία δραστηριοποιείται η επιχείρηση. Οι επιχειρήσεις οφείλουν φυσικά να συμμορφώνονται με τους νόμους και την δεοντολογία ανεξαρτήτως του περιβάλλοντος στο οποίο επιχειρούν. Όμως υπάρχουν συγκυρίες που ορισμένες παραβιάσεις θα κριθούν πολύ πιο αυστηρά ιδίως όταν ένας συγκεκριμένος κλάδος επιχειρήσεων έχει υποπέσει πρόσφατα σε σοβαρές παραβιάσεις. Σε αυτή την περίπτωση οι Αρχές θα έχουν συνήθως μηδενικό περιθώριο ανοχής και μία παρόμοια παραβίαση θα αντιμετωπισθεί εξαντλώντας όλη την αυστηρότητά τους.
Καταγραφή των μέτρων μετριασμού των κινδύνων
Στη συνέχεια πρέπει να καταγραφούν τα μέτρα που λαμβάνει η επιχείρηση για τον μετριασμό των κινδύνων που προκύπτουν από τυχόν παραβιάσεις κατά την προώθηση των φαρμάκων της. Συνήθως τέτοια μέτρα είναι η ύπαρξη αναλυτικής πολιτικής και διαδικασιών για την ενέργειες της επιχείρησης, η εκπαίδευση του προσωπικού, η διενέργεια εσωτερικών ελέγχων, η αυτοματοποίηση κάποιων διαδικασιών, η εφαρμογή της αρχής των 4 ματιών ( 4 eyes principle).
Για οποιαδήποτε πληροφορία, μπορείτε να καλέσετε τους δικηγόρους της εταιρείας μου εξειδικευμένους στο Compliane – εταιρική συμμόρφωση στο 2107231630.